Sistema gestionale soci · open-source
Nonprofit Membership Workflow Beta
Dalla domanda di ammissione alla tessera: un sistema completo su Google Apps Script che automatizza ammissioni, account, quote, libri sociali e comunicazioni per gli enti del Terzo Settore. Sviluppato e mantenuto dall'Orchestra Giovanile di Percussioni.
L'idea di fondo
Domanda e pagamento, separati
Il sistema tiene distinti il momento in cui una persona chiede di entrare e il momento in cui paga la quota. È la scelta che spiega gran parte di come funziona tutto il resto: la Presidenza valuta prima, e solo chi è stato ammesso riceve l'invito a versare la quota. Nessuno compra l'adesione a un'associazione.
| Fase 1 · Domanda | Fase 2 · Pagamento | |
|---|---|---|
| Chi | chiunque | solo un Socio Ordinario già ammesso |
| Cosa | anagrafica, documento, consensi, firma | quota associativa annuale |
| Identificazione | nessuna | ID Pratica + codice fiscale |
| Esito | riga a registro, email di conferma, notifica allo staff | incasso, ricevuta e avvio automatico dell'onboarding |
Come funziona
Il percorso, dall'inizio alla fine
Cinque momenti, di cui uno solo richiede una persona. Dalla domanda alla tessera nella casella di posta, tutto il resto avviene senza passaggi manuali.
Domanda
Chiunque può presentare domanda dal modulo online dell'associazione: anagrafica, documento, consensi e firma. Nessuna identificazione preventiva.
Valutazione
La Presidenza esamina la pratica dal proprio pannello e decide. È il solo passaggio davvero manuale dell'intero percorso.
Pagamento
Solo a chi è già stato ammesso, e solo se Socio Ordinario: il pagamento della quota si identifica con ID Pratica e codice fiscale.
Onboarding
Dieci passaggi in sequenza: email istituzionale, account, licenze, tessera, sblocco dei volontari collegati, notifiche.
Benvenuto
Quindici minuti dopo, quando l'account si è propagato: tessera rigenerata col QR reale, firma Gmail impostata, email di benvenuto.
Cosa automatizza
Dodici attività, gestite da sole
Una volta configurato, il workflow segue l'intero ciclo di vita dell'associato: dalla domanda all'account, dalla quota al rinnovo, dai libri sociali alle comunicazioni.
Modulo di iscrizione proprio
Una web app dell'associazione, multilingua, con firma sul touch e allegati compressi nel browser. Nessun servizio di moduli esterno.
Volontari e genitori
Il volontario minorenne indica il genitore già socio: il sistema verifica il legame e attende, sbloccandosi da solo quando il genitore è in regola.
Pannello Presidenza
Ammissione, rifiuto, cessazione ed espulsione si deliberano da un'interfaccia riservata, senza mai mettere mano al foglio di calcolo.
Quote e rinnovi
Pagamento della quota, rinnovo annuale automatico, gestione di morosità, annullamenti e rimborsi.
Ricevuta e contabilità
Ogni quota incassata genera una ricevuta in PDF e una riga nel registro dei movimenti del sistema contabile.
Account automatici
Creazione delle utenze Google Workspace e Microsoft 365, con inserimento nei gruppi di dominio e sospensione alla cessazione.
Tessera associativa
Generazione della tessera in PDF con QR code, a partire da un template Google Slides.
Email transazionali
Una venticinquina di messaggi HTML con la veste grafica dell'ente, dalla conferma di ricezione alla delibera dell'Assemblea.
Libri sociali
Libro degli associati e registro dei volontari si generano dal foglio delle domande, con numerazione e conservazione dei cessati.
Liberatorie immagini
Consenso all'uso di foto e video richiesto a parte, canale per canale, con firma e possibilità di revoca in ogni momento.
Registro degli eventi
La storia dei calendari di concerti, campus e prove viene conservata in sola aggiunta, con una catena di impronte verificabile.
Notifiche allo staff
Ogni nuova domanda e ogni esito arrivano su Google Chat, con coda notturna e collegamento diretto alla pratica.
Governance
Chi decide resta chi decide
Il pannello della Presidenza esegue ciò che gli organi dell'ente deliberano: non prende il posto di nessuno di loro. È una scelta di progetto, non un limite tecnico.
- L'ammissione decisa dal componente delegato viene annotata con l'autore, la data ed il termine entro cui l'organo deve ratificarla.
- L'espulsione è in due tempi: prima la proposta, con l'invito all'interessato a esporre le proprie ragioni; poi, e solo dopo, la delibera dell'Assemblea con gli estremi del verbale.
- Finché la proposta è aperta non cambia nulla: accessi, quota e posizione dell'interessato restano quelli di prima.
- La cessazione distingue le sue cause — decadenza, recesso, perdita della capacità di agire, decesso — e ciascuna ha la propria data di efficacia.
- Ogni passaggio finisce nella cronologia della pratica, con chi l'ha fatto e quando.
Filosofia del progetto
Accessibile, sostenibile, riconoscente
Crediamo che gli strumenti digitali debbano essere accessibili agli enti culturali e di promozione sociale senza barriere economiche. Per questo il progetto segue tre principi.
Libero per il Terzo Settore
APS, ODV ed ETS ai sensi del D.Lgs. 117/2017 — ed equivalenti esteri — possono usare il sistema gratuitamente per le proprie attività istituzionali.
Su licenza per uso commerciale
Aziende, liberi professionisti e soggetti for-profit richiedono una licenza commerciale. Ogni provento è reinvestito nelle attività istituzionali dell'associazione.
Attribuzione nelle email
Le comunicazioni inviate dal sistema verso l'esterno mantengono il footer di attribuzione all'associazione: costa zero ed è il modo più semplice per riconoscere il lavoro dell'ente.
Licenza d'uso
Chi l'ha fatto, e a quali condizioni
Il software è di proprietà dell'Orchestra Giovanile Percussioni APS ETS ed è sviluppato da Alessio Ciocca. È distribuito con licenza duale: gratuito per gli enti senza scopo di lucro, su licenza per chi lo usa a fini commerciali.
Uso Non-Profit
Gratuito
- Per enti senza scopo di lucro formalmente costituiti (APS, ODV, ETS o equivalenti esteri)
- Utilizzo libero per le attività istituzionali interne
- Footer di attribuzione mantenuto nelle comunicazioni verso l'esterno
Nessun costo e nessuna registrazione: scarica i sorgenti e configura.
Uso Commerciale
Su licenza
- Per aziende, liberi professionisti e soggetti for-profit
- Licenza da richiedere all'associazione prima dell'utilizzo
- I proventi sostengono le attività dell'associazione
Scrivi a direzione@newpercussion.it — rispondiamo entro 5 giorni lavorativi.
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Segui la guida passo-passo per installare il workflow sul dominio della tua associazione, oppure esplora l'architettura dei moduli.