Nonprofit Membership Workflow Beta
Conformità e dati
Che cosa fa il sistema per aiutare un ente del Terzo Settore ad assolvere i propri adempimenti, quali dati tratta, dove si ferma, e che cosa resta a carico di chi lo adotta.
Prima di tutto
Questo software non rende conforme nessuno
È la cosa più importante di questa pagina, ed è meglio dirla subito. Il sistema automatizza adempimenti previsti dal Codice del Terzo Settore e dal Regolamento europeo sulla protezione dei dati, e conserva le tracce di ciò che fa. Ma la responsabilità del titolare del trattamento e dell'organo di amministrazione resta intera, e nessuno strumento può assumersela al posto vostro.
Meccanismi
Che cosa fa il sistema
Gli adempimenti che il software copre in modo automatico, e il modo in cui li copre. Ogni voce è verificabile leggendo i sorgenti.
Libro degli associati
Generato dal foglio delle domande con numero d'iscrizione, in ordine di ammissione e conservando i cessati. Non coincide con l'elenco delle domande ricevute — ma ha un limite, descritto più sotto.
Registro dei volontari
Elenco dei volontari non occasionali con gli estremi della copertura assicurativa. Se la polizza non è censita, il registro lo dichiara a chiare lettere invece di tacerlo.
Tracciabilità delle delibere
Ammissione, rifiuto motivato, proposta di espulsione, delibera e cessazione restano a registro con autore, data ed estremi del verbale.
Consensi versionati
Ogni liberatoria è registrata con la data e con la versione del testo firmato: cambiare il testo senza cambiare la versione significherebbe attribuire a una firma parole che non sono state lette.
Segreti mascherati
Il diario di bordo rilegge ogni riga prima di scriverla e sostituisce chiavi, token, client secret e password con un segnaposto.
Registri non riscrivibili
Il registro degli eventi è in sola aggiunta e ogni riga porta l'impronta della precedente: una modifica postuma spezza la catena e si vede.
Atti associativi
Cinque modi di smettere di essere socio
Perdere la qualità di associato non è sempre la stessa cosa, e confondere i casi è un errore che costa caro. Il sistema tiene distinte le cinque cause, ciascuna con il proprio organo competente e la propria data di efficacia: una decadenza per mancato pagamento non è una sanzione, e non viene registrata come tale.
| Causa | Presupposto | Chi è competente |
|---|---|---|
| Decadenza | Mancato pagamento della quota annuale | Presidenza, in sede di accertamento |
| Recesso | Volontà del socio, comunicata per iscritto al Presidente | Il socio stesso |
| Espulsione | Misura disciplinare, dopo contraddittorio | Assemblea dei Soci, su proposta della Presidenza |
| Perdita della capacità di agire | Sentenza di interdizione o infermità di mente | Presidenza, in sede di accertamento |
| Decesso | Morte dell'associato | Presidenza, in sede di accertamento |
L'espulsione è in due tempi
È la parte del sistema costruita con più cura, perché è quella dove si può fare più danno. L'espulsione non è un pulsante: è un procedimento che il software si rifiuta di saltare.
- Primo tempo: la proposta. Registra l'atto e invita l'interessato a esporre le proprie ragioni. Non tocca nulla — accessi, quota e posizione restano quelli di prima — ed è esattamente il punto.
- Secondo tempo: la delibera. È disponibile solo se esiste una proposta aperta, cioè solo se il contraddittorio c'è stato, e pretende gli estremi del verbale assembleare. Solo allora gli accessi vengono sospesi e la posizione chiusa.
- Il ritiro della proposta è tracciato: un procedimento aperto e chiuso senza esito fa parte della storia del socio.
- Il segno dell'espulsione resta riservato alla sola espulsione: un recesso non comparirà mai come una sanzione.
- Per il decesso non parte alcuna email: è un'attenzione piccola e vale la pena averla.
Consensi
Obbligatorio, facoltativo, revocabile
Accettare lo statuto e prendere atto dell'informativa non sono scelte: senza, non si entra nell'associazione. Comparire in una fotografia sul sito, invece, è una scelta — e va chiesta a parte.
- La liberatoria per immagini e video è facoltativa e non condiziona in alcun modo il rapporto associativo.
- Si presta canale per canale — sito, social, stampa, video — perché non sono la stessa cosa e non meritano una risposta sola.
- L'assenza di autorizzazione è distinta dal diniego: sulle pratiche raccolte prima che la funzione esistesse il valore resta vuoto, e vuoto non vuol dire «sì».
- Per autorizzare l'immagine di un minore servono le firme di entrambi i genitori, raccolte anche in momenti diversi; per negarla ne basta una. L'asimmetria è voluta: non esiste un secondo genitore che possa superare il no del primo.
- Insieme alla firma vengono conservate la versione del testo e la sua impronta informatica: se cambia una virgola cambia l'impronta, e resta dimostrabile che cosa la persona avesse davanti quando ha firmato.
- La revoca è sempre possibile, in tutto o per singolo canale, non va motivata e non ha conseguenze.
Trasparenza
Quali dati tratta
L'elenco di ciò che il modulo di iscrizione raccoglie e di ciò che il sistema conserva. Un ente che adotta il workflow deve riportare queste categorie nella propria informativa.
| Categoria | Che cosa | Nota |
|---|---|---|
| Anagrafica | Nome, cognome, data di nascita, codice fiscale, residenza, email, telefono. | Necessari all'iscrizione a libro soci. |
| Documento d'identità | Una copia caricata dal modulo, talvolta di un minorenne. | Archiviato su Drive con i permessi della cartella associativa, mai con link pubblico. |
| Firma | L'immagine del tratto, salvata come semplice PNG. | Non è firma grafometrica: vedi qui sotto. |
| Dati del genitore | Per i volontari minorenni, i dati del genitore o tutore che firma. | Verifica del legame e responsabilità genitoriale. |
| Dati di pagamento | Riferimenti della transazione e dell'abbonamento; mai il numero della carta. | I dati della carta restano presso il fornitore di pagamento. |
| Consensi e liberatorie | Accettazione di statuto e informativa; autorizzazione all'uso di immagini, canale per canale. | Registrati con data e versione del testo firmato. |
Onestà
Dove il software si ferma
Quattro limiti noti della versione pubblicata. Non sono difetti nascosti in attesa di essere scoperti: sono scritti qui perché chi valuta di adottare il sistema possa decidere sapendo.
I consensi sono validati solo nel browser
Il modulo controlla che le caselle siano spuntate prima di inviare, ma il codice che scrive la riga registra l'accettazione di politiche, informativa e statuto senza ricontrollarla sul server. Le tre colonne dicono quindi «accettato» perché il modulo è stato inviato, non perché qualcuno abbia dimostrato di aver spuntato tre caselle distinte. Chi deve poter dimostrare un consenso tenga presente questo limite: oggi quelle colonne sono un'affermazione, non una prova.
Il libro degli associati include solo chi ha completato l'onboarding
Il libro si popola con chi risulta membro effettivo, e per un socio ordinario quel passaggio avviene al primo pagamento. Un socio ammesso con delibera ma non ancora in regola con la quota non compare. Se per il vostro statuto il rapporto associativo nasce dalla delibera e non dal versamento, il libro generato è sotto-inclusivo e va integrato a mano finché il punto non sarà corretto.
Nulla viene cancellato automaticamente
Non esiste alcuna routine di cancellazione dei dati personali: né per i documenti d'identità, né per le immagini delle firme, né per le righe del foglio. Stabilire per quanto tempo conservare ciascuna categoria, e cancellare quando il termine è scaduto, è un lavoro che resta interamente a chi adotta il sistema.
La sicurezza degli allegati dipende da come installate il sistema
Il codice non rende mai pubblici i file caricati: ereditano i permessi della cartella e nient'altro. Ma chi ha accesso a quella cartella ha accesso ai documenti, compresi quelli dei minori. L'elenco degli autorizzati va tenuto corto, rivisto periodicamente e ripulito da eventuali account di prova. Questa parte il software non può farla al posto vostro.
Misure tecniche
Come sono protetti
Le misure che il codice adotta per conto proprio, indipendentemente da come è configurata l'installazione.
- I segreti vivono in un unico file, separato dal resto della configurazione, che il resto del codice legge senza copiarne i valori.
- Il diario di bordo maschera da sé chiavi di pagamento, token, client secret, chiavi private e password prima di scrivere qualunque riga.
- Gli eventi di pagamento sono accettati solo se la firma crittografica è valida e se sono recenti: una richiesta più vecchia di cinque minuti viene rifiutata.
- L'accesso al pannello della Presidenza è verificato sul server a ogni singola azione, mai una volta sola al caricamento della pagina e mai fidandosi di ciò che dice il browser.
- Il modulo di pagamento restituisce messaggi d'errore volutamente generici, per non permettere di indovinare per tentativi le combinazioni valide.
- Gli allegati non vengono mai resi pubblici: il codice non li rende condivisibili con link, mai.
A carico di chi adotta
Sette avvertenze, da leggere prima
Il pacchetto è stato costruito attorno allo statuto e all'organizzazione di un ente preciso. Prima di usarlo altrove, questi sette punti vanno affrontati — e nessuno di essi è un dettaglio tecnico.
Questo software non rende conforme nessuno
Automatizza adempimenti previsti dal D.Lgs. 117/2017 e dal Regolamento UE 2016/679. La responsabilità del titolare del trattamento e dell'organo di amministrazione resta intera: chi adotta il sistema resta l'unico responsabile della propria conformità.
L'informativa privacy va scritta da chi adotta il sistema
Il testo incluso nomina un titolare, un referente e una sede: nella distribuzione pubblica sono segnaposto. Vanno sostituiti con i propri e il testo va completato con destinatari, eventuali trasferimenti fuori dall'Unione e periodi di conservazione.
Gli articoli di statuto citati vanno rimappati
Le cause di cessazione e diverse email citano articoli dello statuto dell'ente autore. Lasciarli com'erano significa comunicare ai propri soci articoli che nel proprio statuto dicono altro. Non produce alcun errore tecnico, ed è per questo il rischio più insidioso della configurazione.
Se iscrivi volontari, l'assicurazione è obbligatoria
L'art. 18 del D.Lgs. 117/2017 impone la copertura contro infortuni, malattie connesse all'attività e responsabilità civile verso terzi. Gli estremi vanno censiti nella configurazione prima di aprire le iscrizioni: senza, il registro viene generato con un segnaposto ben visibile.
Se tratti dati di minori, valuta una DPIA
Minori, documenti d'identità, firme e pubblicazione di immagini su piattaforme di terzi sono più di due dei criteri che fanno scattare la valutazione d'impatto dell'art. 35 GDPR.
Definisci per quanto tempo conservi i documenti
Il sistema non cancella nulla da solo. Stabilire e applicare i termini di conservazione (art. 5 par. 1 lett. e GDPR) è a carico di chi adotta.
Il documento d'identità conviene non raccoglierlo, se non serve
Se lo raccogli, non renderlo mai condivisibile con link e stabilisci quando cancellarlo. Raccogliere meno è sempre più semplice che proteggere di più.
Gli adempimenti che restano interamente vostri
| Adempimento | Riferimento | Nota |
|---|---|---|
| Registro dei trattamenti | art. 30 GDPR | Il sistema non lo genera. Va redatto e mantenuto dall'ente. |
| Procedura di data breach | artt. 33-34 GDPR | Va definita prima che serva: le settantadue ore decorrono dalla conoscenza del fatto. |
| Politica di conservazione e cancellazione | art. 5.1.e GDPR | Nessun termine è impostato nel software: vanno decisi e applicati. |
| Nomina dei responsabili esterni | art. 28 GDPR | Google, il fornitore di pagamento, Microsoft e il servizio dell'app mobile trattano dati per vostro conto: servono gli accordi. |
| Polizza assicurativa dei volontari | art. 18 D.Lgs. 117/2017 | Obbligatoria se si iscrivono volontari, e condizione di regolarità dell'attività. |
| Valutazione d'impatto | art. 35 GDPR | Verosimilmente dovuta se si trattano dati di minori: va valutata caso per caso. |
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